Home / Kinh nghiệm du lịch / Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện

1.Tổng quan về tổ chức sự kiện

1.1. Khái niệm:

Tổ chức sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.

1.2. Vai trò

Là công cụ duy trì mối quan hệ, tạo niềm tin và uy tín đến khách hàng.

Nhằm đánh bóng sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của doanh nghiệp.

Tăng doanh số, lợi nhuận, thông tin khách hàng.

1.3. Mục đích

Xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.

Cải thiện hoặc thay đổi cái nhìn của công chúng về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.

Tận dụng hiệu ứng truyền thông để truyền đạt đến khách hàng mục tiêu.

1.4. Vị trí event trong marketing

Được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng cáo sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm – thương hiệu trên thị trường.

1.5. Công cụ truyền thông

Phương tiện offline: các kênh báo giấy, tạp chí, ấn phẩm, banner, tờ rơi, poster,…

Phương tiện online: báo điện tử, email, website, diễn đàn,…Các trang mạng xã hội: facebook, instagram, zalo, twitter,…

2. Phân loại

– Press release: PR Event, các hoạt động thông cáo báo chí

– Activation Event (Product Launch Event): Event tung sản phẩm

– Event show: trình diễn

– Shopper Event: sự kiện tại điểm bán hàng

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

– Workshops: Bán hàng

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

3. Quy trình tổ chức sự kiện

3.1.Trước sự kiện

  • Tìm hiểu sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
  • Nghiên cứu và phân tích PEST, SWOT, đối thủ cạnh tranh,…
  • Lập kế hoạch.
  • Chuẩn bị tổ chức sự kiện gồm: thời gian, địa điểm, số lượng khách mời,…
  • Dự trù tình huống có thể xảy ra, dự trù kinh phí.
  • Xúc tiến và quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.

3.2.Trong sự kiện

  • Tiếp đón khách mời.
  • Tổ chức các chương trình chính của sự kiện.
  • Phục vụ ăn uống trong sự kiện.
  • Tổ chức các hoạt động phụ trợ cho sự kiện.

3.3. Sau sự kiện

  • Thúc đẩy quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
  • Chăm sóc khách hàng.
  • Phân tích hiệu quả của sự kiện, và thiếu sót trong sự kiện.
  • Quản lý tài chính cho sự kiện.

3.4. Cách chọn địa điểm phù hợp

  • Đáp ứng yêu cầu mà kế hoạch đề ra.
  • Phải có sức chứa với số lượng khách mời.
  • Phù hợp với thời gian diễn ra sự kiện.
  • Điều quan trọng là phù hợp với kinh phí của doanh nghiệp.

3.5. Những lưu ý Góp phần cho sự kiện thành công

  • Thư mời: Phải rõ ràng, đầy đủ thông tin chính của sự kiện để mang lại hiệu quả.
  • Công PCCC: Trong sự kiện không biết chuyện gì có thể xảy ra, việc chuẩn bị trước là cần thiết. Phòng tránh tai nạn rủi ro.
  • Làm việc khoa học: Sắp xếp tất cả công việc một cách khoa học, rõ ràng, để mọi người cùng theo dõi.
  • Quan sát mọi chi tiết từ nhỏ đến lớn để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng tiến độ.
  • Kết hợp công nghệ: Mang đến sự mới lạ trong sự kiện, không nhàm chán, truyền thống như các sự kiện trước

 4. Tiêu chí đánh giá công ty tổ chức sự kiện

Như những ngành nghề khác, Ngành tổ chức sự kiện cũng có những tiêu chí đánh giá riêng. Mục đích của các tiêu chí, quy định này là chuẩn hoá tầm mức của các công ty sự kiện. Đồng thời giúp khách hàng dễ dàng đánh giá, nhận xét một công ty sự kiện. Từ đó lựa chọn ra được đơn vị phù hợp giúp mình thực hiện một sự kiện, chương trình.

4.1. Các chương trình mà công ty đó đã tổ chức

Bạn đừng tin hoàn toàn vào những lời thuyết trình từ họ hay những thông tin quảng cáo trên internet… Bởi đó đều là những lời lẽ hoa mỹ mà họ tự trang điểm cho mình. Cách tốt nhất  là nhìn vào những gì họ đã làm. Tức bạn  tìm hiểu xem họ đã từng hợp tác với những đơn vị nào, đã từng thực hiện bao nhiêu sự kiện, những sự kiện đó được đánh giá ra sao?

Nếu những sự kiện của họ đã thực hiện có tiếng vang được khách hàng và giới truyền thông đánh giá cao thì đó là công ty bạn có thể tin tưởng để hợp tác.

4.2. Đội ngũ nhân viên của công ty

Đối với lĩnh vực tổ chức sự kiện ngoài kinh nghiệm thì yếu tố quan trọng không kém đó là sự sáng tạo là ý tưởng đột phát… Những điều này chỉ có thể thực hiện được từ một đội ngũ nhân viên giỏi, chuyên nghiệp. Ngoài ra cũng hãy đảm bảo rằng công ty đó có nguồn nhân lực dồi dào để có thể tổ chức chương trình của bạn suôn sẻ.

4.3. Các gói dịch vụ mà công ty tổ chức sự kiện cung cấp

Điều này có ý nghĩa rất lớn đấy. Công ty cung cấp càng nhiều gói dịch vụ liên quan đến  lĩnh vực tổ chức sự kiện thì càng được ưu tiên. Không phải ngẫu nhiên mà chúng tôi khuyên bạn chú ý tới điều này bởi tổ chức sự kiện sẽ phải huy động tới rất nhiều dịch vụ khác nhau như thuê sân khấu, âm thanh, ánh sáng, nhà bạt, bàn ghế… Và nếu công ty đó cung cấp toàn diện có nghĩa là họ không phải đi thuê. Điều này sẽ giúp họ tiết kiệm chi phí và do đó mức giá cũng sẽ hợp lý hơn so với những đơn vị khác. Hơn thế họ luôn chủ động được mọi thứ để đảm bảo sự kiện luôn suôn sẻ.

4.4. Những nhận xét từ khách hàng

Đây cũng là yếu tố quan trọng bạn không nên bỏ qua. Khi vào face, website đừng quên đọc kỹ những bình luận đánh giá từ khách hàng về công ty, về dịch vụ của họ. Thông tin từ khách hàng luôn là nguồn tư liệu quý để bạn biết được nhiều thông tin hữu ích đấy.

4.5. Mối quan hệ trong giới truyền thông của công ty đó

Một công ty event chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm chắc chắn sẽ có mối quan hệ tốt với báo đài cùng các đơn vị truyền thông khác. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng giúp cho sự kiện của bạn được quảng bá truyền thông rộng rãi hơn làm tăng hiệu quả lên.

Ngoài các tiêu chí trên nếu có thể bạn hãy tìm hiểu thế mạnh của công ty đó. Chẳng hạn như công ty này tổ chức hội nghị chuyên nghiệp còn công ty kia lại tổ chức roadshow hiệu quả hơn. Bạn căn cứ vào đó lựa chọn đúng đắn cho sự kiện sắp tới của mình.

5. Vì sao nên chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Tiết kiệm chi phí

Với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Nên công ty sự kiện chuyên nghiệp sẽ nắm rõ được những khoản chi phí cần thiết. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát những chi phí phát sinh về sau.

Đồng thời những công ty tổ chức sự kiện có liên kết với những nhà hàng, nhân sự (PG, PB, MC,…) sẽ tiết kiệm được thêm một khoản phí cho doanh nghiệp.

2. Tiết kiệm thời gian

Khi lên kế hoạch chi tiết cho một sự kiện công ty sẽ “ngốn” một khoảng thời gian dài. Vậy tại sao không để công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp quý khách?

Chúng tôi sẽ lên ý tưởng, chủ đề cũng như kịch bản chi tiết cho sự kiện của doanh nghiệp một cách phù hợp. Việc của nhân sự doanh nghiệp lúc này là kiểm tra, đánh giá những thông tin chúng tôi gửi qua.

Ngay cả những tiết mục giải trí, thuê MC, ca sĩ,… cũng được chúng tôi sắp xếp kỹ lưỡng. Nhiệm vụ của chủ doanh nghiệp chỉ là chuẩn bị một bài phát biểu thật hay và ý nghĩa.

3. Đảm bảo được quy trình chuẩn

Đối với những sự kiện cần tính chuẩn xác cao như: Lễ khai trương, Lễ động thổ,… Doanh nghiệp tốt nhất nên sử dụng dịch vụ của các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tuy rằng chỉ cần tìm kiếm trên mạng có thể dễ dàng thấy được hằng hà quy trình tổ chức lễ động thổ, lễ khai trương thành công. Song việc tiến hành chúng đúng quy trình, quy chuẩn lại là một điều không dễ dàng.

Những công ty tổ chức sự kiện uy tín sẽ thay bạn đảm bảo các sự kiện nêu trên được tiến hành đúng chuẩn. Từ đó đem đến hình ảnh đẹp của doanh nghiệp trong mắt của khách hàng.